Forbedret datakvalitet og lange sagsbehandlingstider

Ultimo juni, hvor dette interview blev lavet, kunne borgere forvente op til tre måneders sagsbehandlingstid på tilladelser og våbenpas, mens erhvervssager kunne forventes at blive behandlet inden for 30 dage. I skrivende stund primo oktober er det stadigt gældende og vil foreløbig vare året ud, oplyser PAC. For at få en forståelse af politiets nye våbenregister (PV) og få en nærmere forklaring på sagsbehandlingstiderne har vi sat Dorthe Baadsgaard, fagkoordinator i Tilladelser ved PAC, og Sune Espersen, vicepolitiinspektør og fungerende enhedschef for Tilladelser, stævne.

Hvorfor nyt våbenregister?

- Vi har udviklet det nye PV, fordi det tidligere ikke længere levede op til de krav, som samfundet og politikerne stiller til registrering af våben i Danmark. I det daglige kommer disse krav til udtryk både i form af spørgsmål fra det politiske niveau, men i særdeleshed fra EU’s våbendirektiv, der beskriver, hvordan vi skal kunne registrere enkeltdele på våben og kunne klarlægge sporbarhed og historik på det enkelte våben. Der er således krav om flere oplysninger og højere forventninger til datakvaliteten, så vi kan honorere kravene om sporbarhed, overblik, efterforskningsmuligheder og sikkerhed, indleder Sune Espersen.

Han tilføjer, at i det store perspektiv er det afgørende for sikkerheden i samfundet, at politiet har kendskab til borgernes private våben, herunder hvor de opbevares, hvem der ejer dem, hvordan de er registret, og hvilken type våben der er tale om. - Vi vil også kende våbnets historik og tidligere ejere. Vi bruger alle disse data til at krydstjekke oplysningerne og skabe klarhed over privates våben i Danmark.

Systemerne tilrettes løbende

Ifølge Dorthe Baadsgaard, der yder faglig og teknisk supervision i det daglige, virkede alle funktionaliteter i det ny PV fra årsskiftet 2022/23.

- Systemet fungerer efter hensigten, men der sker naturligvis en løbende tilretning i form af små justeringer, som gør det mere effektivt. Samlet set er det et godt system, så der skal ikke ske revolutioner, men vi er naturligvis hele tiden interesseret i at optimere løsningerne, så vi udnytter systemet bedst muligt og giver borgerne den bedste oplevelse med selvbetjeningssystemet.

Grundet de mange ansøgningsvarianter – 185 forskellige sagsarter – er våbenområdet komplekst at arbejde med.

- For at sikre den bedst mulige sagsbehandling har vi derfor udviklet et særligt introprogram for nye medarbejdere, hvor vi viser forskellige våbentyper og våbendele, oplyser Dorthe Baadsgaard og tilføjer, at det naturligvis også er ’learning by doing’ i et nyt system, som i øvrigt er brugervenligt og intuitivt nemt for sagsbehandlerne.

Som en del af den samlede løsning, der består af både ansøgningssystemet og PV, har Erhvervsstyrelsen stillet en blanketmotor til rådighed, som er den del af systemet, borgerne ser i forbindelse med ansøgninger, altså selvbetjeningsløsningen.

PAC anerkender, at det kan være svært at lave blanketterne enkle med så mange forskellige sagstyper og så mange valg for at generere den helt rigtige tilladelsestype. - Vi ønsker hele tide at optimere blanketterne og har derfor et team, der kontinuerligt arbejder med forbedringer/ændringer af blanketterne, så de bliver så borgervenlige som muligt, siger Dorthe Baadsgaard.

I kronologisk rækkefølge

- Hvis jeg kort skal forklare en ansøgnings vej igennem systemet, så begynder det med, at brugeren går ind via politiets selvbetjeningsløsning på politi.dk og vælger den våbentype, som det nu gælder, siger Dorthe Baadsgaard. Når borgeren trykker send, kommer sagen ind i en ”sluse” hos PAC, hvor robotkontrollen (vandelsgodkendelsen) sker i forhold til kriminalregistret. - Det kan udløse indhentning af supplerende oplysninger, inden sagen blive lagt ind i køen igen, medmindre oplysningerne gør, at vedkommende ikke kan blive vandelsgodkendt, hvilket udløser en proces med inddragelse af samtykket til jagttegn og afhændelse af våbnene, men det er en anden historie, bemærker hun.

• Læs også: Sådan foregår vandelsgodkendelse

 Den før omtalte kø består af både nye og igangværende sager, der styres via dashboards, som medarbejderne bruger som styringssystem i sagsbehandlingen.

Som udgangspunkt behandles sagerne i kronologisk rækkefølge efter ankomst hos PAC. - Dog kan vi af driftsmæssige årsager foretage interne prioriteringer mellem sagstyper. Vi har også i henhold til forvaltningsloven pligt til at vurdere, om rækkefølgen har en større indgriben over for den ene eller den anden borger. Det kan være erhvervsmæssige forhold, en presserende samfundsopgave, f.eks. en schweisshundefører eller en skytte til et sportsmesterskab, som kan blive prioriteret. Vi vurderer også, om borgeren af den ene eller anden grund kan komme i klemme i forhold til våbenloven, men vi tager f.eks. ikke særligt hensyn til jægere, der skal på privat jagtrejse, forklarer Sune Espersen.

- Når vandlen er på plads, og vi har alle ønskede data registreret på både personen og våbnet, Så ryger den til kategorien ’aktive gyldige tilladelser’, og der dannes en skrivelse, som går til postleverandøren og videre til ansøgeren, summerer Dorthe Baadsgaard.

EU-våbenpas

Et andet område, som fylder hos jægerne, er udstedelse af EU-våbenpas. Processen er tilsvarende en ansøgning om riffeltilladelse via politi.dk. Der er ingen vandelsgodkendelse på våbenpas, men våbnene, der skal i passet, bliver tjekket i PV. Processen er lidt mere bøvlet end andre tilladelser, for sagen skal kobles med det fysiske våbenpas, hvori våbnene indføres manuelt. Politiet ser gerne en digital løsning i fremtiden. – Vi vil gerne have en digital løsning, som både er til borgernes og vores fordel, men det kræver, at EU-landene kan blive enige om en fælles løsning, ellers får det jo ingen effekt, hvis ikke alle EU-lande er med, bemærker Sune Espersen.

I forhold til om udstedelsen af EU-våbenpas kan ligge hos borgerservice, svarer Sune Espersen, at fordelingen af opgaverne i det offentlige er et politisk anliggende, og pt. løser politiet denne opgave.

- Et benspænd kunne dog være adgangen til PV og forståelsen af oplysningerne i systemet. Integration med jagttegn og andre forhold skulle man i givet fald også forholde sig til, hvis borgerservice skulle løse denne opgave, bemærker han.

Forbedret datakvalitet

Mange jægere står uforstående over for, at de skal give de samme oplysninger igen og igen. - Mange våben har lang levetid, er nemt over 50 år gamle og har haft flere ejere. F.eks. var der i 40’erne ingen regler, og man kunne blot købe et våben hos isenkræmmeren. I 1963 kom der nye regler om registrering af våben, men vi ved, at der er mangel på data fra den tid, og dermed er mange våbendata ikke opdateret i vores system. Det er ikke fordi, våbenejerne har gjort noget forkert, kravene er blot blevet ændret over tid. Dertil kommer, at vi tidligere havde 57 politikredse, så 12, derefter to centre og nu et center til registrering af våbendata. Registreringen er næppe sket ensartet over alt, konstaterer Sune Espersen.

- Den kontinuerlige indtastning af oplysninger, er vores mulighed for at få ajourført de rigtige data. Der kan også være jægere, der har afkortet piben. Disse data vil vi også have styr på, da længden på piben har betydning for kategoriseringen – er det et kort eller langt våben? Det er heller ikke utænkeligt, at borgere ubevidst har opgivet et forkert våbennummer – et nummer som måske stod på piben, uden at være det rigtige våbennummer. Den type fejl vil vi også gerne have rettet i takt med de nye registreringskrav. Vi beder derfor jægerne om at forholde sig til oplysningerne på deres egne våben, forklarer Sune Espersen, der ikke mener, at det er et urimeligt krav, at jægerne skal oplyse om deres våbens data hvert 10. år.

Lange sagsbehandlingstider

Ved lanceringen af det nye PV i januar 2022 blev der talt om kortere sagsbehandlingstid end de tidligere 20 dage, men siden lanceringen har sagsbehandlingstiden ikke været i nærheden af 20 dage for private våbentilladelser. PAC’s udmelding til borgerne er maksimalt tre måneders sagsbehandlingstid for private tilladelser og våbenpas og én måned for erhverv 2023 ud. Dette kan jægerforbundet ikke acceptere og vil fortsat presse på for kortere sagsbehandlingstider.

- Sagsbehandlingstiden på op til tre måneder skyldes flere forhold; de tidligere omtalte stigende krav til våbenregistreringen, de store udfordringer med PV sidste år, der akkumulerede store sagsbunker, og en stor opgaveportefølje hos PAC, Tilladelser, som skal håndteres med de givne ressourcer, forklarer Sune Espersen og tilføjer, at den enkelte sag naturligvis ikke tager tre måneder at behandle, selv om den enkelte sag tager længere tid end før, alt afhængig af de oplyste data. Især ophobningen af sager er skyld i den nuværende sagsbehandlingstid.

- Vi har nu balance mellem input og output og kan håndtere sagerne inden for den angivne periode. Mange sager behandles dog betydeligt hurtigere end de udmeldte tre måneder, som er det længste, man kan forvente at skulle afvente svar, pointerer Sune Espersen, der ikke vil gætte på sagsbehandlingstiderne i 2024.

- Jeg vil ikke gætte på 2024, før vi kommer nærmere. Det skal bygge på en sikker vurdering, når vi melder sagsbehandlingstider ud. Vi står et godt sted nu, og jeg er ikke sikker på, at vi kommer længere ned end de tre måneder i 2024. Vi er meget tilfredse med, at vi kan være forudsigelige og have en tydelig forventningsafstemning med borgerne, men vi har ikke bunkeafviklet på registreringssagerne. At Danmarks Jægerforbund ikke er tilfreds med de nuværende sagsbehandlingstider, er helt op til forbundet at mene, men jeg er tilfreds med, at vi kan overholde det, vi melder ud.

Ombudsmanden ind i sagen

Netop de lange sagsbehandlingstider fik Danmarks Jægerforbund til at gå til Ombudsmanden i foråret 2022. I den forbindelse er det interessant at vide, hvilke konsekvenser Ombudsmandens udtalelser om PV og de lange sagsbehandlingstider har fået for henholdsvis Rigspolitiet/PAC og for driften af PV? Til det svarer Sune Espersen, at Midt- og Vestjyllands Politi er ærgerlige over de lange sagsbehandlingstider i forbindelse med idriftsættelsen af det nye våbenregister. - Til gengæld er vi tilfredse med den positive udvikling over det seneste år, der har medført væsentligt lavere sagsbehandlingstider for både borgere og erhvervsdrivende.

Ressourcespørgsmål?

På spørgsmålet om flere ressourcer vil nedbringe sagsbehandlingstiderne, svarer Sune Espersen, at han forholder sig til de ressourcer, han har, og at de anvendes så effektivt som muligt med fokus på, hvordan PAC gør størst nytte for både sikkerheden i samfundet og den enkelte borger. For at styrke sagsbehandlingen på tilladelser blev der tidligere på året udvidet med 10 fastansatte og 25 vikarer frem til årsskiftet.

Datakonvertering

I forbindelse med det nye PV er alle data konverteret fra det gamle til det nye system, men ikke alle data står korrekt. - Det er store mængder data. Vi taler om millioner af registreringer. Det er ikke kun våbendata på aktive våben, men millioner af våbenoplysninger fra tidligere også. Det er et større arbejde med at afdække, om de overførte oplysninger fremgår, som vi havde forventet. Her støder vi på områder, hvor der skal ajourføres data, hvilket vi arbejder på løbende. Det gør vi manuelt, så vi er sikre på, at oplysningerne står rigtigt i systemet, forklarer Dorthe Baadsgaard og understreger, at alle våben er blevet placeret på de rigtige personer, og at der er ikke forsvundet data i konverteringen.

Mange våben er ikke registreret i PV. Det er hovedsageligt ældre glatløbede haglvåben, som ikke er anmeldelsespligtige. - De våben, som lovmæssigt skal anmeldes og registreres i PV, har vi styr på, slår Sune Espersen fast og tilføjer, at politiet ikke på nuværende tidspunkt har planer om at etablere den digitale løsning ’mit våbenskab’. En løsning som ellers kunne give våbenejerne et godt overblik over, hvilke våben de står som ejere af uden at skulle kontakte myndighederne.