Vi passer godt på dine data

Den 25. maj 2018 træder den nye EU-persondataforordning i kraft. Med den følger nye regler for, hvordan vi i Danmarks Jægerforbund må og skal håndtere personoplysninger om vores medlemmer. De nye regler betyder samtidig, at du som medlem får nye rettigheder.

Skrevet af: Joan Brønnum Kvist, kommunikationschef, Danmarks Jægerforbund, 22. maj 2018

I Danmarks Jægerforbund håndterer vi personoplysninger om dit medlemskab to steder: i det centrale medlemssystem, der er at finde i Jægerforbundets administration, samt i den lokale jagtforening, du er medlem af.

De persondata, der er gemt i det centrale medlemssystem, bruges i forbindelse med udsendelse af Jæger samt – for de fleste jagtforeningers vedkommende – til kontingentopkrævning. Dine medlemsdata deles fra medlemssystemet med den lokale jagtforening, du er medlem af. I jagtforeningen er det kun formanden, kassereren eller sekretæren, der kan hente medlemsoplysninger, og de kan kun gøre det om egne medlemmer.

Dine rettigheder som medlem

Grundlæggende har de nye regler til formål at passe på dig som medlem ved at skabe åbenhed om, hvordan vi behandler persondata. Du har ret til at få besked om, at der behandles personoplysninger.

Som medlem skal du have klar besked om, at vi behandler oplysninger om dig. Du skal vide, hvem der har ansvaret for dine data, og hvornår ansvaret overdrages fra administrationen til den lokale jagtforening. Du skal endvidere være informeret om, hvordan vi behandler dine data, hvem de deles med m.v.
For at gøre denne information så ensartet som muligt har Jægerforbundets hovedbestyrelse godkendt en række medlemsbetingelser, der beskriver, hvordan vi håndterer og passer på dine data. Medlemsbetingelserne fremgår af Medlemsbladet og er tilgængelige her.

Ud over medlemsbetingelserne, der gælder for alle medlemmer, kan den lokale jagtforening supplere med egne retningslinjer for, hvordan foreningen lokalt håndterer dine data. Dette vil typisk ske i en privatlivspolitik.

Du har ret til at se dine oplysninger

Du kan til enhver tid bede om at få at vide, hvilke oplysninger administrationen og/eller din lokale jagtforening behandler om dig. Hvis du ønsker det, kan du få en udskrift eller kopi af oplysningerne.

Den nemmeste måde at få indsigt i dine egne oplysninger på er at besøge Min Side på www.jagerforbundet.dk/medlemsnettet. Efter du er logget ind, kan du få overblik over dine informationer, der er registreret i Jægerforbundets medlemssystem. Bemærk, at Min Side vil blive yderligere udbygget i løbet af de kommende måneder.

Du har ret til at få oplysninger rettet og slettet

Opdager du, at de oplysninger, der er registreret om dig, er forkerte, har du ret til at få oplysningerne rettet.

Ifølge de nye regler har Jægerforbundet lov til at gemme dine oplysninger, så længe der er et formål med det. Dine grundlæggende oplysninger som navn, adresse og type af medlemskab slettes først fem år efter din eventuelle udmeldelse af Jægerforbundet. Dette skyldes, at vi også skal overholde bogføringslovens regler.

Andre oplysninger kan du altid bede om at få slettet. Vær dog opmærksom på, at slettede oplysninger ikke kan genskabes, hvorfor det kan have konsekvenser for dit medlemskab, hvis du beder om at få slettet oplysninger.

Som medlem har du ret til at modtage alle dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, og du har ret til at overflytte oplysningerne til en anden forening.

Hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende og f.eks. beder om indsigt, berigtigelse, sletning mv. af oplysninger, skal dit ønske efterleves så hurtigt som muligt. De nye regler beskriver, at du inden for senest en måned skal have besked om, hvad der vil blive gjort som følge af din henvendelse.

Hvorfor nu alt det?

Et nærliggende spørgsmål at stille er, hvorfor nu nye regler? Svaret er ganske enkelt, at de nye regler er lovmæssigt besluttet som følge af en EU-forordning, der pålægger alle virksomheder og organisationer i Europa at følge standardiserede regler for, hvordan der skal passes på dine oplysninger.

I Danmarks Jægerforbund har vi i hele organisationen en fælles forpligtelse til at passe godt på vores medlemmers oplysninger. Jægerforbundets medlemssystem indeholder en fortegnelse over alle medlemmer, hvem de er, og hvor de bor, og da vi har en velunderbygget formodning om, at langt hovedparten af medlemmerne har våben stående, er der ekstra grund til at behandle medlemmernes data med største påpasselighed.
Dertil kommer, at der med de nye regler følger et alvorligt krav om, at reglerne skal overholdes. Derfor indeholder persondataforordningen en sanktionsramme af massiv størrelse:

Afhængig af, hvilken af forordningens regler der er blevet overtrådt, kan de administrative bøder være på op til 20.000.000 EUR, eller 4 % af den samlede årlige omsætning, såfremt dette beløb er højere. Bøderne kan pålægges både den dataansvarlige og databehandleren.